Pagos

El módulo de pagos permite consultar, registrar y dar seguimiento a todos los ingresos generados por los estudiantes inscritos en la plataforma Superfy. Desde esta sección puedes ver el estado de cada pago, aplicar descuentos, gestionar cuotas pendientes y mantener un control financiero detallado.

Lo que debes saber

Todo cambio en un pago (estado, monto, cancelación) queda registrado en la bitácora de auditoría con el usuario responsable, fecha, hora y valores anteriores y nuevos.
Los cargos de un plan de cuotas se generan automáticamente según el calendario definido; no es necesario crearlos manualmente.
Las becas y descuentos aprobados se aplican de forma automática sobre cada cargo generado.
Un pago cancelado no se elimina del sistema — permanece visible con su historial completo para efectos de auditoría.
Los comprobantes de transferencia pueden adjuntarse al registro de pago como respaldo para conciliaciones futuras.
La conciliación de pagos debe realizarse periódicamente para detectar discrepancias entre los ingresos registrados y los movimientos bancarios reales.

Warning

Todos los cambios en pagos quedan registrados en la bitácora de auditoría. Cada modificación —ya sea un cambio de estado, ajuste de monto o cancelación— almacena el usuario responsable, la fecha y hora exacta, y el valor anterior y nuevo del campo modificado.

Tipos de pago

Superfy soporta distintas modalidades de cobro que se configuran al momento de inscribir al estudiante o al asignarle un curso.

Pago único

El estudiante cubre el monto total en una sola exhibición. Se marca como pagado inmediatamente al confirmarse la transacción. Esta modalidad simplifica el seguimiento administrativo y suele ofrecer el mejor precio para el estudiante.

Plan de cuotas

El monto total se divide en parcialidades con fechas de vencimiento programadas. El sistema genera automáticamente los cargos pendientes según el calendario definido y envía recordatorios antes de cada fecha límite. Si una cuota vence sin pago, su estado cambia a Vencido y se refleja en el perfil del estudiante.

Tip

Puedes configurar los planes de cuotas desde la ficha del estudiante o al momento de aprobar una solicitud de inscripción. El sistema enviará recordatorios automáticos antes de cada fecha de vencimiento.

Pago con descuento

Se aplica un porcentaje o monto fijo de descuento sobre el precio original, ya sea por promoción, convenio o beca aprobada. El descuento se refleja en cada cargo generado, tanto en pago único como en cuotas. El detalle del pago muestra siempre el monto original y el monto con descuento aplicado.

Pago en efectivo

El registro de pagos en efectivo requiere que un administrador confirme manualmente la recepción del monto. Se recomienda registrar el pago inmediatamente después de recibirlo e incluir una referencia o nota interna.

Estados de pago

Cada pago registrado en el sistema puede tener uno de los siguientes estados:

Estado	Descripción	Acción requerida
Pendiente	El cargo fue generado pero aún no se ha recibido el pago	Esperar pago o contactar al estudiante
Pagado	El pago fue confirmado y registrado correctamente	Ninguna — registro completo
Vencido	La fecha de vencimiento pasó sin que se registrara el pago	Contactar al estudiante y gestionar cobro
Cancelado	El pago fue anulado por un administrador	Revisar motivo y documentar en observaciones
Reembolsado	Se devolvió el monto al estudiante tras una cancelación o ajuste	Verificar que el reembolso se haya procesado

Note

Solo los estudiantes que completaron el onboarding y tienen un perfil en el sistema pueden tener pagos asociados. Los usuarios con estado "Sin Onboarding" no tienen cargos ni historial de pagos.

Registrar un pago

Para registrar un pago manualmente:

Busca al estudiante en la sección de pagos o desde su perfil.
Selecciona el cargo pendiente que deseas marcar como pagado.
Indica el método de pago utilizado (transferencia, efectivo, tarjeta, etc.).
Confirma el monto recibido y guarda el registro.

Cuando se registra un pago completado, el sistema distribuye automáticamente el monto entre las cuotas pendientes en orden cronológico. Si el monto no cubre una cuota completa, se te pedirá confirmar la fecha límite para el saldo restante.

Info

Si el estudiante realizó una transferencia bancaria, puedes adjuntar el comprobante de pago como referencia para futuras auditorías.

Agregar saldo pendiente

En ocasiones un estudiante tiene pagos registrados que no cubren el total de su plan, pero el sistema ya no muestra cuotas pendientes. Esto puede ocurrir cuando pagos anteriores fueron editados manualmente cambiando sus montos sin generar una nueva cuota por el saldo restante.

Para corregir esta situación:

Accede al detalle del estudiante y entra a la pestaña de Pagos.
Haz clic en el botón "Agregar Saldo Pendiente" (en ámbar).
Ingresa el monto que falta por cubrir.
Establece la fecha límite para este pago.
Opcionalmente agrega una nota explicando el motivo.
Confirma y el sistema creará un nuevo pago pendiente correctamente vinculado al plan de cuotas.

Una vez creado, el saldo pendiente aparecerá en la tabla de pagos del estudiante y podrá cobrarse normalmente con el botón "Agregar Pago".

Warning

Este botón es una herramienta de corrección para datos inconsistentes. No lo uses para agregar cuotas regulares — esas se generan automáticamente al asignar un plan de pagos.

Reactivación automática de estatus

Cuando un estudiante tiene estatus Pagos Pendientes y un administrador registra un pago que cubre todas sus deudas vencidas, el sistema cambia automáticamente su estatus a Activo sin necesidad de intervención manual.

La misma lógica aplica cuando el estudiante paga directamente desde la plataforma vía Stripe.

La reactivación solo ocurre si el estudiante no tiene pagos vencidos más allá del período de gracia (5 días). Pagos pendientes con fecha futura son normales y no impiden la reactivación.

Tip

Ya no es necesario cambiar manualmente el estatus de un estudiante después de registrar su pago. El sistema lo hace automáticamente.

Becas y descuentos aplicados

Cuando un estudiante tiene una beca aprobada, el descuento correspondiente se refleja automáticamente en cada cargo generado. Puedes consultar el desglose original y el monto con descuento desde el detalle de cada pago.

Conciliación

La conciliación permite verificar que los pagos registrados en Superfy coincidan con los movimientos reales en las cuentas bancarias de la institución. Se recomienda realizar este proceso de forma semanal o quincenal.

Durante la conciliación:

Compara los pagos marcados como Pagado con los depósitos recibidos en la cuenta bancaria.
Identifica pagos registrados en el sistema que no tienen movimiento bancario correspondiente.
Detecta depósitos bancarios que no están asociados a ningún pago en la plataforma.
Documenta las discrepancias encontradas y resuélvelas con el equipo administrativo.

Note

Mantener la conciliación al día es fundamental para la integridad financiera de la operación y facilita el cierre contable de cada periodo.

Relacionado

Cobranza: Seguimiento activo de pagos pendientes y vencidos con bitácora de contacto
Gastos: Control de egresos y gastos operativos del centro
Facturas: Gestión de solicitudes de factura de los estudiantes
Becas: Administración de becas y descuentos socioeconómicos
Solicitudes: Flujo de inscripción que genera los cargos de pago
Reportes: Generación de reportes financieros y de ingresos